HENKILÖTIETOLAIN (523/1999) 10 §:N SEKÄ EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679:N SEKÄ (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION, GDPR):N MUKAINEN YKSITYISYYDENSUOJALAUSUNTO JA REKISTERISELOSTE

Rekisterinpitäjä

Open Doors Finland ry ylläpitää asiakasrekisteriään osoitteessa: Open Doors Finland ry, PL 71, 02701 Kauniainen.

Rekisterin nimi

Open Doors Finland ry:n osoiterekisteri.

YKSITYISYYDENSUOJA JA ASIAKASREKISTERI

SISÄLLYS

1. Esittely ja yksityisyydensuojalupaus
2. Milloin tiedon keräämistä tapahtuu
3. Mitä tietoa voimme kerätä sinusta
4. Kuinka voimme käyttää tietojasi
5. Sosiaalinen media
6. Tietojesi käsittelyn perusta
7. Vapaaehtoiseksi tai työntekijöiksi hakevien tiedot
8. Miten ja missä tietojasi säilytetään
9. Tietoturvallisuus
10. Missä säilytämme tietojasi
11. Tietojesi käsittely tiedonjaossa
12. Evästeet
13. Tiedonkeruun rajoituksia
14. Valintasi ja oikeutesi muuttaa valintojasi
15. Muutokset tähän rekisteriselosteeseen ja tietosuojalausuntoon

1. Esittely ja yksityisyydensuojalupaus

Olemme päivittäneet Open Doors Finlandin rekisteriselosteen ja yksityisyydensuojalausunnon vastaamaan päivitettyjä säädöksiä (mm. GDPR (https://www.gdpr.eu/). Tämän myötä oikeutesi hallita tallessamme olevia omia tietojasi ovat lisääntyneet. Voit halutessasi vaatia meitä poistamaan sinulta kerätyt, yksilöitävissä olevat tiedot.

Yksityisyyslupauksemme

• Tallennamme ja säilytämme tietojasi salattuna.
• Huolehdimme tietojesi salattuna pitämisestä toimiessa postin, pankkien ja muiden instanssien kanssa.
• Open Doors Finland voi jakaa tietojasi kattojärjestönsä Open Doors Internationalin kanssa, mutta vain niissä tapauksissa, joissa se on turvallisuuden tai järjestelyjen kannalta oleellista (esimerkiksi kansainvälisiä matkoja koordinoidessa tai osallistuessasi muuhun, selkeästi tapauskohtaisesti ilmoitettuihin Open Doors Internationalin kansainvälisesti koordinoimiin kampanjoihin.)
• Säilytämme kaikkea henkilökohtaistettavissa olevaa tietoa vain ko. tiedon käyttötarkoituksen kannalta oleellisen ajan, minkä jälkeen tiedot poistetaan.
• Keräämme tietoa vain sen verran, kuin kunkin tiedonkeruutapahtuman yhteydessä on tarpeellista.
• Open Doors Finland ry ja sen kattojärjestö Open Doors International ei jaa tietojasi kenenkään muun kanssa.
• Voit vaihtaa yhteydenpitotavat Open Doorsiin tai poistaa ne halutessasi milloin vain.
• Jos sinulla on kysymyksiä näistä asioista:
  • lähetä sähköpostia osoitteeseen finland@od.org
  • soita numeroon +358 (0) 20 719 1140
  • lähetä meille kirje osoitteeseen: PL71, 02701 Kauniainen.

Mikä on Open Doors Finland ry?

Olemme osa kansainvälistä Open Doors- järjestöä (http://www.opendoors.org/), joka palvelee vainottuja kristittyjä maailmanlaajuisesti muun muassa jakamalla Raamattuja, järjestämällä lukutaito-opetusta sekä antamalla traumaterapiaa ja selviytymiskoulutusta vainojen uhreille. Olemme rekisteröityneet yksityiseksi hyväntekeväisyysjärjestöksi Suomessa (2699301-2), Facebookissa sekä Googlessa.

2. Milloin tiedon keräämistä tapahtuu

Henkilökohtaisen tiedon keruuta tapahtuu luovuttaessasi sitä meille; esimerkiksi:

• Tehdessäsi lahjoituksen
• Ostaessasi tuotteita tai lahjoitustavaroita
• Lähettäessäsi tai vastaanottaessasi sähköpostia
• Teet kyselyn Open Doorsin toiminnasta
• Käyt verkkosivuillamme
• Ilmoittautuessasi vapaaehtoiseksi tai työntekijäksi
• Osallistuessasi tapahtumaan
• Osallistut kampanjaan tai tilaat uutiskirjeen
• Kun tapaamme sinut kasvotusten

Tietoa voidaan kerätä minkä hyvänsä, yhteydenpitoa sisältävän tapahtuman aikana.

3. Mitä tietoa voimme keräämme sinusta

Tyypillisesti tätä tietoa on jokin tai kaikki seuraavista:

• Nimesi
• Postiosoitteesi, postinumerosi ja postitoimipaikkasi
• Sähköpostiosoitteesi
• Puhelinnumerosi
• Ikäsi
• Yhteys- ja toimintahistoriasi Open Doorsiin liittyen

Tehdessäsi lahjoituksen, voimme kerätä:

• Pankkiyhteystietosi
• Luottokorttitiedot
• Lahjasi kohdentamistiedot

Toimiessasi kanssamme internetin välityksellä, voimme kerätä:

• Yksilöimätöntä dataa, kuten IP-osoitteita
• Sivut, joilla olet käynyt
• Linkit, joita olet klikannut
• Tiedostot, jotka olet ladannut

Tietojenkeruu verkkosivuilla tehdään evästeiden avulla: katso ”Evästeet”-osio.

Keräämme niin ollessa tarpeellista tietoa kolmansilta osapuolilta, jotka ovat ilmoittaneet sinulle voivansa jakaa tietoa omasta näkökulmastaan kolmansien osapuolien kanssa. Open Doors International tai sen alajärjestöt eivät koskaan jaa tietoja kolmansille osapuolille.

Jos pyydämme tietoja terveydentilastasi tai muusta henkilökohtaisesta, yksityisyydensuojan suojaamista asioista, teemme niin vain tarpeen vaatiessa: esimerkiksi varmistaaksemme, että olet sopiva järjestämällemme matkalle. Tällainen tapaus voisi olla esimerkiksi taipumus allergisiin reaktioihin, joiden saaminen olisi todennäköistä kohdemaassa; ruoka-aineallergiat, jotka haittaavat merkittävästi matkaryhmän järjestelyjä tai mikä hyvänsä muu syy, jonka arvioimme olevan vaaraksi terveydellesi tai matkaseurueen tai kenen hyvänsä terveydelle tai kenen hyvänsä toimeentulolle ja hyvinvoinnille matkakohteessa tai matkustuksen aikana.

4. Kuinka voimme käyttää tietojasi

Voimme käyttää keräämäämme tietoja seuraavilla tavoilla:

• Pitääksemme sinut ajan tasalla Open Doorsin työstä
• Pyytääksemme sinulta rukousta, lahjoitusta, vapaaehtoistyötä tai muuta avustusta
• Käsitelläksemme tekemääsi lahjoitusta
• Toimittaaksemme muuta toimintaamme liittyvää materiaalia
• Toimittaaksemme sinulle henkilökohtaistettua materiaalia verkkosivuilla, postitse, puhelimitse tai sähköpostitse sekä muiden mahdollisten yhteydenpitomuotojen kautta
• Osataksemme ottaa kantaa siihen asiaan, mistä yhteydenotosta tai tietojen luovutuksesta milloinkin on kyse.

5. Sosiaalinen media

Useimmat sosiaalisen median toimijat antavat suuret vapaudet kolmansille osapuolille käyttää palveluihinsa kerättyä ja kerättävää tietoa. Tarkista käyttämiesi palvelujen yksityisyydensuoja- ja tiedonkeruuasetukset hallitaksesi näiden toimijoiden keräämää tai/ja jakamaa tietoa ko. palveluntarjoajan sallimissa määrin. Open Doors voi hyödyntää kaikkea näiden palvelujen sinulle heidän lausunnoissaan ilmoitetusti kolmansille osapuolille vapaasti jaettavaa tietoa tallentaaksensa henkilökohtaistettua tietoa sinusta tai kenestä hyvänsä tai mistä hyvänsä.

6. Tietojesi käsittelyn perusta

Suostumuksesi ja yhteinen sopimus

Jos olet uusi tukija, käsittelemme 25.5.2018 (GDPR:n https://www.gdpr.org/ astuessa voimaan) alkaen tietojasi yksinomaan jokaiseen tapaukseen antamasi luvan perusteella. Voit milloin hyvänsä, oman harkintasi mukaan, muuttaa näitä valintojasi. Tarkempia tietoja alla, osiossa ”Valintasi ja oikeutesi muuttaa niitä”.

Oikeutesi saada tieto kaikesta lähettämästäsi tiedosta

Voit milloin hyvänsä vaatia meitä lähettämään sinulle kaikki tiedot henkilökohtaisista tiedoistasi, jotka ovat hallussamme. Tähän voi sisältyä mm. tekemäsi lahjoitukset, tilaamasi lehden tiedot, uutiskirjeen tilausasetukset, lähettämäsi yhteydenottopyynnöt ym. Mikäli olemme jo poistaneet tiedot, emme voi toimittaa niitä. Säilytämme kaikkea tietoa vain niiden käsittelyn ja niihin liittyvien jatkotoimenpiteiden vaatiman minimiajan, minkä jälkeen poistamme kaiken tai valinnoistasi riippuen osan henkilökohtaistettavissa olevista tiedoistasi.

Ennen GDPR:n voimaanastumista antamasi tiedot

• Mikäli et ilmoita muutoksista, käsittelemme tietojasi niin, kuin olet ne antaessasi suostunut niitä käsiteltävän. Voit milloin hyvänsä pyytää meitä lähettämään nämä tiedot sinulla ja muuttaa niiden käsittelyyn tai säilyttämiseen liittyviä yksityiskohtia GDPR:n mukaisesti.

7. Vapaaehtoiseksi tai työntekijöiksi hakevien tiedot

Tietojasi, kuten CV:tä ja hakiessasi antamiasi tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• Rekrytointitapahtuman edistämiseksi
• Vastataksemme kysymyksiisi
• Tarkistaaksemme tietojasi rikosseuraamuksellisen historian selvittämiseksi
• Käyttää henkilökohtaistamattomia osia antamistasi tiedoista vertailuun ja tutkimukseen

Teemme voitavamme varmistaaksemme Open Doorsin kumppanien niin ikään noudattavan yksityisyydensuojaa ja GDPR:ää.

Jos otat meihin yhteyttä kolmannen osapuolen kautta (esimerkiksi Facebook tai mikä hyvänsä muu yhtiö, joka ensisijaisesti omistaa sisällön, joka heidän palvelussaan jaetaan), emme voi taata ko. kolmannen osapuolen sitoutumista yksityisyydensuojaan tai GDPR:ään, emmekä voi hallita ko. osapuolen sinusta keräämien tietojen käyttöä.

8. Miten ja missä tietojasi säilytetään

Säilytämme tietojasi vain niin kauan, kuin on kussakin tapauksessa tarpeellista. Esimerkiksi uutiskirjeen tilatessasi säilytämme sähköpostiosoitettasi ja muita sähköpostikampanjoihimme liittyvää tietoa niin kauan kunnes irtisanoudut kyseisestä sähköpostilistasta.

Testamenttien ollessa kyseessä, oletuksena on säilyttää testamenttitietoja aikarajatta, jotta testamentin toteentulo voidaan aina toteuttaa testamentin antajan toiveiden mukaisesti.

9. Tietoturvallisuus

Vakuutamme, että käytössämme on asianmukaiset tietoturvavälineet suojataksemme tietoliikennettä (esimerkiksi kaikki verkkoyhteytemme ovat salattuja, jolloin esimerkiski kaikki internetissä kauttamme lähettämäsi lomaketiedot ovat salattuja, jotta niitä eivät voi lukea muut kuin sinä, lähettäjä, ja Open Doors Finland tai Open Doors International, vastaanottaja). Kaikesta tästä huolimatta tietomurtoja tapahtuu internetin volatiilin luonteen vuoksi. Jokaisessa tiedonsiirrossa ja kommunikaatiotoimessa on turvallisuusriskejä, oli kyse verkkoliikenteestä, puhelinyhteyksistä tai kasvotusten käydyistä keskusteluista. Olemme kuitenkin tehneet ja teemme parhaamme kaiken tiedon turvaamiseksi.

Kaikki Open Doorsin vapaaehtoiset ja työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitoasiakirjan. Näin kaikkia niitä, jotka tietojasi voivat lukea, sitoo lainvoimainen salassapitovelvollisuus.

Luotto- ja maksukorttien käsittely

Emme säilytä tai käsittele itsehallitsemissamme palveluissa luotto- tai maksukorttitietoa. Tämän tietojenkäsittelyn hoitaa kunkin luotottajan tai maksutoimijan (Visa, Visa Electron, Mastercard ym.) salattu tietojenkäsittely ja yhteys.

10. Missä säilytämme tietojasi

Tietojasi käsitellään EU-alueella. Tosin jotkin käyttämämme palvelut toimivat pilvipalveluina, jolloin niihin tallennettu tieto voi olla millä hyvänsä palvelimella maailmanlaajuisesti. Käytämme kuitenkin vain luotettavien, kansainvälisesti tunnettujen yhtiöiden palveluita.

Lähettäessäsi meille tietoa suostut siihen, että tietojasi voidaan säilyttää ja käsitellä näin.

Jos toimit kanssamme kansainvälisesti, voi olla, että henkilökohtaisia tietojasi (passin numero, terveystiedot) on jaettava Open Doorsin kansainvälisten työntekijöiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Jos tällainen menettely on tarpeen, ilmoitamme siitä sinulle selvästi.

11. Tietojesi käsittely tiedonjaossa

Open Doorsin vakaumukseen kuuluu tiedon asiallinen käsitteleminen. Emme jaa tietojasi esimerkiksi muille hyväntekeväisyysjärjestöille markkinointitarkoituksessa.

Lailliset velvoitteemme

Voimme joutua luovuttamaan tietojasi viranomaisille, mikäli oikeus niin määrää.

Palveluntarjoajamme

Voimme käyttää kolmansia osapuolia tehdessämme suuria tiedonkäsittelytoimia.

Voimme jakaa henkilökohtaistamatonta tietoa vapaasti kolmansien osapuolien kanssa. Tämä tieto on anonymisoitua eli tehty henkilökohtaistamattomaksi.

12. Evästeet

Mitä evästeet ovat?

Keräämme tietoa evästeiden kautta. Eväste on tekstitiedosto, joka lähetetään verkkopalvelustamme silloin, kun vierailet verkkosivullamme. Tätä evästettä säilytetään tietokoneesi muistissa ja sen tarkoitus on auttaa meitä tunnistamaan tietokoneesi (ei siis sinua henkilökohtaisesti). Useiden tietokoneiden käyttäjätiedot yhdistettynä analyysiä varten ovat anonymisoituja ja olemassa vain massana; ei tapauskohtaisesti tutkittavana.

Keräämme evästeitä:

• Jotta käyttäjät voisivat toimia verkkosivuillamme ilman oman käyttäjätilin luontia
• Käyttäjätilin luontia varten

Kuinka käytämme evästeitämme?

Evästeiden avulla voimme tutkia esimerkiksi:

• tietoliikennedataa
• sjaintitietoja
• tietoa laitteesi teknisistä ominaisuuksista
• käyttäjän aktiivisuuden ajankohtaa, sivukäyntejä ja linkin painalluksia

Voimme käyttää tätä tietoa:

• tarjota verkkosivuillamme palveluja, jotka perustuvat toimintahistoriaasi kanssamme
• käsitelläksemme hakemuksia ja lomakkeita tai muita tietoja, jotka meille luovutat
• kehittääksemme Open Doors Internationalin kansainvälistä asiakastuntemusta
• tarjotaksemme kohdennettua uutis-, lahjoitus-, ym. tarjontaa

Lue lisää evästeistä osoitteessa https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/tietoturvaohjeet/palveluidenturvallinenkaytto/evasteet.html.

Evästeidenhallinta

Useimmat verkkoselaimet (Firefox, Chrome, Internet Explorer (IE) ym.) mahdollistavat evästetiedon keräämisen estämisen. Tutki selaimesi tukitiedostoja (Help) tai lue lisää aiheesta osoitteissa: Google Chromen evästeasetukset, Mozilla Firefoxin evästeasetukset, Internet Explorerin (IE) evästeasetukset. Tässä on tarjottu kolmen selaimen evästeasetuksiin ohjeet. Emme voi tarjota ohjetietoa kaikkiin mahdollisiin selaimiin niiden määrän ja eri versioiden valtavan määrän vuoksi.

Suosittelemme evästeiden päälläpitämistä kaikissa tapauksissa. Jos estät evästeiden tallentamisen koneellesi, monet Open Doorsin tarjoavat palvelut voivat lakata toimimasta.

Kolmansien osapuolien evästeet

Open Doors Finland ry toimii lukuisten kolmannen osapuolen toimijoiden kanssa. Näitä ovat esimerkiksi Google, Facebook, MailChimp, Wordfence ym. Nämä osapuolet liittyvät pääasiassa analytiikkaan, kävijäseurantaan tai markkinointiin.

Käytämme mm. YouTuben ja Facebookin syötteitä, jotka voivat asettaa omia evästeitään koneellesi. Emme voi hallita näiden palvelujen evästekäytäntöjä. Tarkista halutessasi näiden palveluiden kautta omat mahdollisesti hallittavissasi olevat evästeasetukset kunkin evästekäytännön osalta.

Osa näiden yhtiöiden pääkonttoreista ja toimimaista sijaitsee EU-alueen ulkopuolella. Mikäli olet huolissasi yksityisyydestäsi, katso yllä oleva otsikko ”Evästeet” ja sisältö sen alla.

13. Tiedonkeruun rajoituksia

Emme aktiivisesti kerää tai suunnittele keräävämme alle 12-vuotiaiden tietoja missään muodossa. Kuitenkin tämänikäisten kuten sitäkin nuorempien sivustollamme käynnistä jää samanlainen jälki kuin kenen hyvänsä käyttäjän käynnistä. Mikäli näin ei tulisi tapahtua, pyydämme lapsen huoltajia lukemaan otsikon ”Evästeet” alta tarpeelliset tiedot, jotta lapsen käynnistä ei jää digitaalista jälkeä haltuumme.

14. Valintasi ja oikeutesi muuttaa valintojasi

Voit hallita täysimittaisesti tietojasi, jotka ovat hallussamme. Voit milloin hyvänsä vaatia meitä poistamaan kaikki henkilökohtaistettavat tiedot, joita meillä on sinusta. Voit niin ikään vaatia tietojesi muuttamista; esimerkiksi: sähköpostiasetusten muuttamista, puhelinnumeron muuttamista tai poistamista, kotiosoitteesi poistamista ja kaikkia muita henkilökohtaistettavia tietojasi.

Voit suorittaa näitä toimenpiteitä seuraavasti:

• lähetä sähköpostia osoitteeseen finland@od.org
• soita numeroon +358 (0) 20 719 1140
• lähetä meille kirje osoitteeseen: PL71, 02701 Kauniainen.

15. Muutokset tähän rekisteriselosteeseen ja tietosuojalausuntoon

Tämä rekisteriseloste ja tietosuojalausunto päivitettiin viimeksi toukokuussa 2018. Voimme laajentaa tai muutoin muuttaa tätä selostetta/lausuntoa kattaaksemme omat tietojenkäsittelyyn liittyvien toimien muutokset. Voimme tehdä muutoksia myös lainopillisista syistä. Jos teemme merkittäviä muutoksia tähän lausuntoon/selosteeseen, ilmoitamme siitä sinulle selkeästi.